Na de vraag ‘En, hoe gaat het met de shop?’ is de vraag die we het meest krijgen toch wel ‘Waar halen jullie de jurkjes eigenlijk vandaan?’ Daarom vandaag een blik achter de schermen op het inkoopproces.

We kunnen het ons nu niet meer voorstellen, maar in het begin hadden we zelf ook géén idee hoe we in contact moesten komen met modemerken. Gelukkig tipte iemand ons toen over de Modefabriek, een grote modebeurs voor de zakelijke markt waar veel kledingmerken staan en waar eigenaren van winkels en webshops de nieuwe collecties kunnen bekijken. Met de hulp van het exposanten-overzicht stelden we een hele waslijst aan potentiële leuke merken samen. En toen was het tijd voor de beurs zelf, eind januari 2016. Daar sta je dan, op zo’n enorme beursvloer met een plattegrond in je hand, als beginnende ondernemer een beetje verdwaasd om je heen te kijken.

Na een lange dag vragen en praten hadden we een aantal leuke merken in optie staan. Daarvan bleven er 5 over: Smash!, Smashed Lemon, Lana, Morgan de Toi en DryLake. Maar toen.. kwam die ene vraag. “Maken jullie wel snel een afspraak dan? De inkoopdeadline voor de wintercollectie 2016/2017 is al bijna verstreken..” Help. Als complete beginners waren we even vergeten dat de mode altijd flink voorloopt en dat je in februari al moet inkopen voor de dááropvolgende winter.

Gelukkig kwam het uiteindelijk allemaal goed. Er volgden een paar weken met veel afspraken, samples bekijken in de showroom, eindeloos foto’s vergelijken, discussiëren over maatverdelingen, orders bekijken en nog meer afspraken. Met als resultaat: de producten in onze webshop. Hieronder een stappenplan van het hele proces, van het eerste contact tot de leverdatum.

Stap 1: Afspraak maken in de showroom

Na het allereerste contact op de Modefabriek maak je een afspraak met de modemerken om in hun showroom te komen kijken naar de collectie. Een groot aantal modemerken zitten in het World Fashion Centre in Amsterdam, een groot gebouw met meerdere torens waar modeagenturen ruimte kunnen huren. Anderen zitten weer in een wat kleiner gebouw, vaak op een industrieterrein. De meerderheid van onze merken zit in de omgeving van Amsterdam. De meeste winkels en webshops plannen meerdere inkoopafspraken in één dag om zo efficiënt mogelijk bezig te zijn. Ook wij hebben dit gedaan.

Stap 2: De eerste selectie

Nu volgt het leukste deel van het hele inkoopproces: de eerste selectie! Je gaat door de rekken met kleding die in de showroom hangen en kiest uit welke kledingstukken (in ons geval alleen jurkjes) je graag wilt hebben. Let op: de kleding die er hangt zijn zogeheten samples. Vaak verandert er nog wat aan het model, er komen bijvoorbeeld mouwen aan of een gedeelte wordt van een andere stof gemaakt. Als dat het geval is, wordt het altijd van tevoren vermeld.

Stap 3: Foto’s maken en filteren

Na de eerste selectie heb je een rek vol met kleding. Nu komt het moeilijkste: keuzes maken. Hoeveel jurkjes met lange mouwen hangen er? En zit er niet teveel zwart tussen? Als je nog niet weet wat wel en niet goed verkoopt, is het zaak om af te gaan op je eigen gevoel en een zo breed mogelijke selectie te maken, zodat er voor iedereen wat leuks bijzit. Dat is best lastig soms.
Als je klaar bent met dit proces, maak je voor je eigen archief foto’s van elke jurk met het bijbehorende prijskaartje met artikelnummer. Ondertussen maakt je contactpersoon een voorlopige order aan in het systeem.

Stap 4: De maatverdeling

Nu moet je nog gaan kiezen hoeveel exemplaren je wilt van het jurkje en in welke maten. Elk merk hanteert hier andere regels in. Bij sommige merken ben je bijvoorbeeld verplicht om minimaal 7 exemplaren per jurkje af te nemen (dat heet 7 exemplaren per regel), en bij anderen kies je tussen een aantal van te voren vastgestelde pakketten met maatverdelingen. Hoe dan ook: je moet naar het model jurk kijken om te beslissen in welke maten je het wilt afnemen. Dat kan je meteen in de showroom beslissen, maar de meeste merken geven je de gelegenheid om hier even over na te denken. Dan krijg je de voorlopige order mee naar huis en ga je er thuis nog eens kritisch naar kijken.

Stap 5: Orders definitief maken

Vaak verandert er nog wel wat aan een voorlopige order. Je haalt er bijvoorbeeld een aantal producten uit of je kiest toch voor een andere maatverdeling. Als je dit op tijd doorgeeft aan de merken, is dat meestal geen probleem. Na aanpassing krijg je dan de definitieve order toe gemaild om te ondertekenen. Dat wordt bevestigd en dan… is het wachten geblazen.

Stap 6: De levering

Omdat je in de mode zover vooruit werkt, zit er een lange periode tussen het inkoopproces en de definitieve levering. In ons geval deden we de inkopen in februari en kregen we de jurkjes binnen in juli, augustus en september. Het vervelende is dat de exacte leverdatum vaak niet bekend is. De meeste merken geven je alleen een ruwe schatting (ergens in week 30), dus dat vereist enige flexibiliteit van jouw kant. Dit was ook de reden dat onze webshop iets later live ging dan gepland; een aantal producten waren gewoon nog niet binnen.

Tot zover het hele inkoopproces in een notendop. Op het moment dat we dit schrijven, hebben we de inkoop voor de lente en zomer van 2017 ook alweer achter de rug. Maar het duurt nog wel even voordat die in de webshop verschijnt 😉

Jullie feedback is altijd welkom. Hebben jullie nog bepaalde wensen op jurkjesgebied? Wat mist er nog in ons aanbod? Laat het gerust achter in de comments of stuur een mail naar info@mydresscode.nl, dan gaan wij hier rekening mee houden bij het volgende inkoopseizoen.